Es bien sabido que una mala administración puede llevar un negocio a la ruina. Por muchos clientes que tengas, y por muy bueno que seas en lo tuyo, si no gestionas bien tu bufete, es muy posible que pierdas dinero y no sepas cuál es la causa.
Las soluciones para la gestión de una empresa son muchas y se adaptan a cada tipo de negocio. La instalación de un software legal que te permita llevar un control detallado de toda la actividad del bufete es una gran idea si estás buscando ordenar las cuentas.
Nadie puede saber de todo, y si eres un abogado totalmente dedicado a tu profesión, lo que menos tienes es tiempo de dedicarte a revisar las facturas de gastos y a reclamar honorarios impagos a tus clientes.
El día a día de un bufete puede ser muy ajetreado, y sin dudas nadie puede tener en su cabeza cada aspecto de la gestión sin que se le escape algo.
Si tu bufete tiene convenios con compañías de seguros, es muy probable que recibas clientes y que debas pasarle la factura de honorarios a la aseguradora correspondiente. Esta gestión puede ser un verdadero dolor de cabeza sin un sistema de gestión que te ayude a ordenar cada uno de estos procesos.
Llevar de forma ordenada tu bufete puede ser algo muy simple si adoptas el programa de administración correcto. Para empezar, debe ser un sistema en la nube para que puedas acceder desde la oficina y desde casa o incluso si estás viajando. Debe también ser compatible con todos los ordenadores y dispositivos móviles del mercado, para que puedas trabajar también desde un iPad, un teléfono iPhone o Android. Y por supuesto, con una computadora Windows y Apple.
¿Qué significa esto?
Que debes prestar mucha atención a las características que tenga el programa que vas a instalar.
Debes invertir en un software que abarque la mayor cantidad posible de variables y opciones, para poder adaptarlo a tu bufete y a las características particulares que tiene un despacho de abogados.
Esto debe incluir cuestiones como:
- Un panel de control muy intuitivo y completo, con información detallada y expresada de forma que sea fácil de comprender.
- Emisión automática de factura por honorarios con la confirmación de la cita.
- Informes con el desglose de los clientes según el tipo de consulta.
- Informe de gastos de representación.
- Honorarios del personal.
- Horarios de entrada y salida del personal.
Un aspecto que suele ser un verdadero dolor de cabeza suele ser cuando hay que reunir las facturas para dárselas al asesor fiscal o al contable.
En este punto, el software debe contar con un acceso para que el asesor pueda ingresar al sistema de forma remota y recopilar toda la información que necesite para hacer las presentaciones correspondientes ante la Agencia Tributaria.
El software puede estar integrado con SAGE contaplus o SAGE 50, y emitir todos los datos e información contable, de forma que se puedan ingresar al sistema contable fácilmente. Esto elimina muchas pérdidas de tiempo y simplifica la labor del asesor.
Como abogado, no estás obligado a entender hasta el mínimo detalle de los datos contables que pueda arrojar un informe. Por esto, también debes prestar atención al programa de gestión que te brinde la información de la forma más fácil, para que puedas analizarla sin la necesidad de tener que hacer un máster en finanzas.
La adopción de un software de gestión para tu bufete como LexNube puede aumentar tu facturación exponencialmente, además, al controlar mejor los gastos y ajustar la gestión de cobro, vas a incrementar tus ganancias. No podemos dejar de mencionar el hecho del tiempo que vas a ahorrarte revisando papeles y atendiendo cuestiones engorrosas que también forman parte de tu negocio, pero que puedes ordenar para que sean más llevaderas.
